如何用英文撰寫一封正式的email?

如何用英文撰寫一封正式的email?

無論是工作上的需要或是為了其他用途,學會如何寫出一封正式或專業的email是種非常重要的技能,現在就讓我們來學習如何寫出基礎的 英文mail 吧!

撰寫email的標題時,應使用簡潔有力的敘述,好讓收信者對於email的內容可以一目了然。切忌不要使用Hello這類過於口語化的字詞,或是將標題留白。

開始撰寫email前,你必須清楚了解收信者的稱謂。

收信者為男性時,應使用Mr加上對方的姓氏或是名字,而已婚的女性應稱為Mrs,若不確定對方(女性)是否已婚時,則可統稱Ms。稱呼大學教授可使用Prof,醫生則是Dr。

現在一起來寫email吧!

當你知道收件人的名字且和對方的關係明確時,信件的開頭可使用Dear Ms+對方的名字。當你不清楚收件人的名字時,則使用Dear Sir/Madam或是To whom it may concern。

*小提醒:Dear+對方的稱謂和名字的後面一定要加上逗號!

若你和收信者為同輩或是好友時,信件的開頭則可以放心的使用Hello+對方的名字或是Hi+對方的名字,然後介紹自己並解釋寫信的目的,你必須在信件中表明自己的身分。若email中包含你想問對方的問題時,最好提供你的背景資料使對方能進一步了解你的困惑。讓我們來看看下列的範例吧:

‘Dear Ms. Smith, My name is Jane and I am a 26-year- old from Colombia. I am writing to ask for more information about the English courses you have available at EC Oxford. I have studied English in school, but would like to improve my abilities at your school.’

親愛的Smith小姐,我的名字是Jane,26歲來自哥倫比亞。我想了解更多關於你在牛津大學附設語言學校所教授的課程。我一直都有在學習英文,但我希望能在您任教的學校裡更加提升自己的語文能力。

結尾和屬名:

如何收尾和email的開頭一樣,依你和收信者的關係而定,最標準且正式的結尾寫法就是使用Sincerely、Cordially、Best再加上你的全名。例如:

Thank you very much for your time.(非常感謝你抽空閱讀這封郵件。)

Sincerely,(真誠地,)

Jane Smith(全名)

原文出處:LearnEnglish